Tratamiento de datos y habeas data

1. Responsable y ámbito de aplicación

Régimen Simple, identificada con NIT 901.974.955-6, domiciliada en Bogotá D.C. (Colombia), operadora de regimensimple.com, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales de clientes, prospectos, proveedores y visitantes del sitio.

Esta política aplica a toda la información personal registrada en nuestras bases de datos, cualquiera sea el medio por el que se haya recolectado.

2. Principios del tratamiento

Aplicamos los principios previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo dispuesto en la ley y sus normas reglamentarias.
• Finalidad: los datos se recolectan para finalidades legítimas, informadas al titular.
• Libertad: solo tratamos datos con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo mandato legal o judicial.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: garantizamos al titular el derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles a quienes están autorizados y no se publican en medios de divulgación masiva.
• Seguridad: adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento están obligados a reservarse la información, incluso después de terminada su vinculación.

3. Finalidades del tratamiento

• Atender solicitudes de contacto, diagnóstico y cotización de servicios.
• Ejecutar, administrar y facturar los servicios contables y tributarios contratados, incluidas las gestiones ante la DIAN autorizadas por el cliente.
• Enviar comunicaciones informativas sobre plazos tributarios y cambios normativos, cuando el titular lo haya autorizado.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de conservación documental.
• Realizar análisis estadísticos agregados para mejorar el servicio y el sitio web.

El detalle de los datos que recolectamos está en la política de privacidad.

4. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

• Conocer de forma gratuita tus datos personales que estén en nuestras bases, así como el uso que se les ha dado.
• Actualizar tus datos cuando hayan cambiado.
• Rectificar los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Suprimir tus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exija.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.

5. Procedimiento de consultas

Puedes consultar la información que tenemos sobre ti escribiendo a info@regimensimple.com, indicando tu nombre completo, documento de identidad, la consulta concreta y un canal de respuesta.

La consulta se atiende en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible responder dentro de ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha en que se atenderá, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Procedimiento de reclamos

Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que incumplimos algún deber legal, puedes presentar un reclamo al mismo correo, adjuntando tu identificación, la descripción de los hechos y los documentos que quieras hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta tuya, se entenderá desistido. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese plazo, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Área responsable

El área de Operaciones deRégimen Simple es la responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes de actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización.

Canal de atención: info@regimensimple.com. Teléfono: +57 321 721 9102. También puedes escribirnos desde la página de contacto.

8. Vigencia

Esta política rige desde el 2 de julio de 2024, fecha en que fue aprobada por la Asamblea de Accionistas de Régimen Simple, y permanece vigente de forma indefinida mientras la sociedad desarrolle su objeto social.

Período de vigencia de las bases de datos: los datos personales se conservarán mientras subsista la relación con el titular y, después de terminada, durante los plazos de conservación que exigen la normativa contable y tributaria colombiana y los términos de prescripción de las acciones legales aplicables. Cumplidos esos plazos, se suprimen.

Cualquier modificación sustancial se comunicará de forma previa a los titulares y se publicará en esta página con su nueva fecha de revisión, conforme al artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.